Dans un environnement économique en constante évolution, les défis de l’entrepreneuriat requièrent des outils de gestion toujours plus performants. Automatiser les tâches administratives grâce au numérique permet de gagner en efficacité et de se concentrer sur son cœur de métier. Parmi les solutions les plus utiles pour un dirigeant, le logiciel de facturation reste incontournable.
Automatiser et simplifier la gestion de vos devis et factures
Lorsque vous vous lancez dans une activité indépendante ou de développer son entreprise, il devient nécessaire de gérer efficacement l’émission de devis et de factures. Un logiciel de facturation permet justement d’automatiser et de simplifier ces tâches récurrentes. En évitant la saisie manuelle des informations clients et produits/services à chaque fois, vous gagnez un temps précieux. Il peut être réinvesti dans le développement commercial.
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Plutôt que de reproduire les mêmes données sur des documents papiers fastidieux, vous les générez en quelques clics grâce au logiciel de facturation. Les formats sont d’ailleurs compatibles avec les attentes juridiques et fiscales. Diverses fonctionnalités simplifient la relation client, que ce soit :
- le suivi des paiements ;
- les relances automatiques ;
- le reporting avancé.
Même les petites structures ou les entrepreneurs à effectifs réduits peuvent bénéficier des mêmes outils de gestion professionnels qu’une grande entreprise. Ceux-ci sont accessibles à moindre coût et il n’est pas nécessaire d’embaucher de comptable à temps plein. Avec ce gain d’efficacité, vous vous concentrez mieux sur votre cœur de métier. Vous pouvez effectuer des recherches rapides pour en savoir plus sur le meilleur logiciel de facturation.
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Facilité d’utilisation et ergonomie
Un bon logiciel de facturation offre une prise en main facile, même par les utilisateurs les moins à l’aise avec l’informatique. L’ergonomie et la navigation doivent être très intuitives pour éviter la perte de temps due à une courbe d’apprentissage trop longue.
L’interface doit être claire et dépouillée, avec des menus logiques et des formats de saisie adaptés à chaque type d’information :
- choix multiples pour les clients ;
- case à cocher pour les options ;
- envoi rapide des données.
Des tutoriels vidéo ou guides en ligne sont appréciables pour accompagner les premiers pas. Les options de personnalisation permettent ensuite d’adapter le logiciel à son activité :
- choix des libellés sur les documents ;
- création de modèles type ;
- paramétrages comptables avancés.
Cela évite d’être bridé dans ses possibilités faute de fonctionnalités suffisamment ouvertes. Un éditeur de rapports standard ou d’exports de données sous format Excel est également un plus pour analyser plus finement son activité grâce à des tableaux croisés dynamiques par exemple. Cela permet d’affiner sa connaissance client et d’optimiser sa prospection commerciale.
Gestion des clients et catalogues de produits
La qualité de la gestion client est un critère important, notamment pour les activités de services ou de vente avec des clients récurrents. Un logiciel performant permet d’enregistrer de multiples coordonnées (adresses postales, mail, téléphone…) et contacts par compte client.
Des profils types prédéfinis facilitent l’ajout de nouveaux prospects. Des alertes sur événements comme les anniversaires ou échéances de contrats permettent une relation plus personnalisée.
Les notes internes, l’historique des devis/factures émis et les paiements enregistrés constituent une vue à 360° précieuse pour le suivi commercial. Des modules relations clients (CRMs) complémentaires peuvent parfois être interfacés.
Les catalogues de produits/services constituent l’ossature des devis et factures générés. Leur gestion structurée est donc cruciale : référencement multiple, tarifs définis par périodes, packs et bundles, photos. Certains logiciels proposent même des systèmes de gestion d’options pour personnaliser les devis selon les besoins des clients.
Compatibilité avec les comptables
Un chef d’entreprise doit étroitement collaborer avec son expert-comptable. Celui-ci aura besoin d’exploiter facilement les données comptables et financières générées par le logiciel de facturation.
Les principaux standards d’échanges de données comme ODBC (Open DataBase Connectivity) ou CGI (Common Gateway Interface) permettent une synchronisation fluide avec les principaux éditeurs de solutions comptables et de paie. Leur présence native dans le logiciel de facturation est recommandée.
Cela évite d’avoir recours à des exports par lots fastidieux ou à des saisies en double. Les mouvements comptables (écritures clients/fournisseurs, TVA, taxes…) se retrouvent directement dans le tableur de l’expert-comptable pour qu’il puisse réaliser la comptabilité, la déclaration de TVA et produire les documents légaux comme une pro.
Certains logiciels proposent même des passerelles partenariales officielles avec 1 ou 2 éditeurs préférentiels, garantissant une compatibilité et assistance techniques optimales. Une option intéressante pour les utilisateurs ne souhaitant pas changer d’outil comptable.
Mobilité et accès cloud
Avec l’évolution des modes de travail, plusieurs entrepreneurs souhaitent pouvoir gérer leurs affaires de n’importe où, à tout moment via leur tablette ou leur smartphone. Un logiciel de facturation 100% en ligne, accessible via un simple navigateur, répond parfaitement à cet enjeu de mobilité.
Il suffit de disposer d’une connexion internet pour se connecter à son espace client sécurisé où sont stockées et synchronisées toutes les données professionnelles en temps réel.
Certains éditeurs proposent même des versions « offline » de leur application mobile. Elles permettent de continuer à travailler sans connexion Wi-Fi ou 3G/4G. Les mises à jour se font automatiquement au prochain relais réseau.
Côté sécurité, des procédures quotidiennes de sauvegarde des données dans des datacenters redondés garantissent la protection contre les risques de piratage ou de perte accidentelle. Un gage de tranquillité pour l’utilisateur.
